Comment les cabinets d’expertise comptable peuvent-ils utiliser le numéro de Sécurité sociale des salariés de leurs clients ou de leurs salariés en conformité avec le RGPD ?

Le numéro de Sécurité sociale : une donnée personnelle qui fait l’objet d’un régime particulier

Le numéro d'inscription au Répertoire National d'Identification des personnes physiques (NIR) est considéré par le RGPD non pas comme une donnée sensible mais comme une donnée personnelle devant faire l’objet d’un régime particulier (article 87 du Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016).

Elle bénéficie d’une protection particulière et son utilisation n’est possible que si elle est prévue par un texte réglementaire spécifique.

Le décret publié au Journal officiel le 21 avril 2019 détermine les catégories de responsables de traitement autorisés à utiliser le NIR ainsi que les finalités de ces traitements (décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 relatif à la mise en œuvre de traitements comportant l'usage du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ou nécessitant la consultation de ce répertoire). Ainsi, en dehors des cas énumérés par ce décret, le NIR ne pourra pas être collecté.

Les dispositions antérieures à l’entrée en vigueur du RGPD sont abrogées et notamment le décret 91-1404 du 27 décembre 1991 qui autorisait l’utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et de la gestion du personnel.

Le décret autorise essentiellement les administrations à utiliser le NIR pour les traitements dans le domaine de la protection sociale, de la santé, de la justice, de l’éducation, du logement, du financier, du fiscal et du douanier.

Pour les entreprises privées, les seules utilisations prévues concernent la gestion du personnel.

Traitements pouvant utiliser le numéro de Sécurité sociale : la gestion du personnel

L'utilisation du NIR par les cabinets d’expertise comptable (dans le cadre des missions réalisées pour leurs clients ou pour la gestion des salariés de leurs cabinets) est possible uniquement en matière de gestion du personnel dans les cas suivants :

pour remplir leurs obligations déclaratives nécessitant l’utilisation du numéro de Sécurité sociale (par exemple la déclaration sociale nominative - article L.133-5-3 du code de la Sécurité sociale) ;
pour le traitement automatisé de la paie et de la gestion du personnel résultant de dispositions légales ou réglementaires et de conventions collectives concernant les déclarations, les calculs de cotisations et de versement destinés aux organismes de Sécurité sociale et de prévoyance ;
l’instruction, le suivi et la gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles.

La Cnil insiste sur le fait que le NIR ne doit pas devenir un numéro de matricule unique pour identifier les salariés dans l’ensemble des fichiers des ressources humaines (délibération de la Cnil 2019-029 du 14 mars 2019, JO du 21 avril).

Pour en savoir plus

Découvrez le guide « La protection des données personnelles à l'usage des experts-comptables », disponible sur  :
La Boutique  : www.boutique-experts-comptables.com
Bibiliordre  : www.bibliordre.fr